Quando se trata de viagens a trabalho, uma das tarefas mais importantes e muitas vezes desafiadoras é ter o controle e registro das despesas que acontecem durante o período fora da corporação. Para facilitar esse processo, as empresas adotam o Relatório de Despesas de Viagem (RDV).
Mas afinal, como montar um relatório completo sem complicações? Essa é uma das dúvidas mais comuns e um desafio que os profissionais precisam superar.
A partir de agora, vamos explorar o que é um RDV, sua importância, o que deve constar nesse tipo de relatório, as vantagens de sua utilização e por que a tecnologia, como a solução da Edenred Pay, pode auxiliar nesse processo. Confira!
O que é um Relatório de Despesas de Viagem?
Um Relatório de Despesas de Viagem, também conhecido como RDV, é um documento utilizado pelas empresas para registrar todos os gastos relacionados a viagens a trabalho dos seus colaboradores.
Na prática, esse é um documento que detalha todas as despesas durante uma viagem de negócios. Ele é usado para fins de reembolso pela empresa, por isso precisa ser preciso e completo, além de ser documentado adequadamente para que não haja nenhum problema futuro, como atrasos de pagamentos ou erros de valores.
Ele cumpre um papel fundamental: é utilizado como um comprovante para reembolso dessas despesas e também como um meio de controle financeiro.
O RDV geralmente contém informações detalhadas sobre os gastos realizados durante a viagem, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte, entre outros. Além disso, o relatório também pode incluir informações adicionais, como a finalidade da viagem e detalhes sobre as atividades realizadas.
Para que serve um RDV?
O RDV tem diversas finalidades dentro de uma empresa. Primeiramente, ele serve como um meio de controle das finanças da companhia, permitindo que a empresa tenha uma visão clara e precisa das despesas relacionadas às viagens de seus colaboradores.
Esse tipo de controle ajuda na elaboração de orçamentos, na identificação de padrões de gastos e na tomada de decisões estratégicas relacionadas a viagens corporativas.
Além disso, o RDV é essencial para o processo de reembolso das despesas. Com o relatório em mãos, a empresa pode avaliar e aprovar os gastos realizados pelos colaboradores durante as viagens, garantindo um processo justo e transparente para ambas as partes.
Outra vantagem do RDV é a possibilidade de identificar possíveis fraudes ou erros nas transações efetuadas. Ao revisar o relatório, a empresa pode detectar despesas não autorizadas ou valores inconsistentes, evitando prejuízos e mantendo a integridade financeira.
O que deve constar em um Relatório de Despesas de Viagem?
Qualquer Relatório de Despesas de Viagem completo deve conter informações detalhadas e organizadas para garantir a transparência e precisão das informações.
Alguns elementos essenciais que devem constar no RDV são:
- Informações pessoais do colaborador: Nome completo, cargo, departamento e período ausente por conta da viagem;
- Detalhes da viagem: Local de origem e destino, datas de ida e volta, duração da viagem e propósito da visita;
- Gastos com transporte de ida e volta: Inclui passagens aéreas, aluguel de carro, táxis, estacionamento, entre outros;
- Gastos com hospedagem: Valor da hospedagem, nome do hotel, datas de check-in e check-out;
- Alimentação: Despesas com refeições, lanches e bebidas durante a viagem. É importante incluir o valor gasto, a data e o local onde foram realizadas cada uma das refeições;
- Gastos com transporte no local: Gastos com transporte público, serviços de transporte por aplicativo, aluguel de bicicletas, entre outros meios de locomoção utilizados durante a viagem;
- Despesas extras: Nessa categoria podem ser incluídos gastos adicionais, como despesas com telecomunicações, lavanderia, acesso à internet, entre outros;
- Comprovantes e recibos: É fundamental anexar os comprovantes e recibos originais de todas as despesas realizadas durante a viagem. Esses documentos servem como prova dos gastos e são necessários para o processo de reembolso;
- Assinatura e aprovação: O RDV deve conter a assinatura do colaborador responsável pela prestação de contas e a assinatura de aprovação de um superior ou departamento responsável.
Quais as principais vantagens de um RDV
A utilização de um Relatório de Despesas de Viagem traz diversos benefícios para as empresas. Veja as principais vantagens:
- Controle financeiro: O RDV permite um controle efetivo dos gastos relacionados às viagens corporativas, possibilitando uma visão clara dos custos e auxiliando na gestão financeira da empresa;
- Transparência e conformidade: O relatório garante transparência nas despesas, fornecendo uma trilha de auditoria e cumprindo com as políticas internas da empresa. Isso ajuda a evitar fraudes e assegura a conformidade com as regras de cada empresa;
- Reembolso justo: O RDV é a base para o processo de reembolso das despesas. Com o relatório bem estruturado e documentado, é possível garantir um reembolso justo e ágil para os colaboradores, evitando conflitos e insatisfações.
- Tomada de decisões estratégicas: O controle das despesas de viagem por meio do RDV fornece dados importantes para a empresa analisar os custos, identificar oportunidades de economia e otimizar os investimentos em viagens;
- Evita erros e retrabalhos: Com um relatório detalhado e organizado, é menos provável que ocorram erros ou que tenha informações incompletas. Isso reduz a necessidade de retrabalho e agiliza o processo de análise e aprovação das despesas.
Saiba como montar um relatório de despesas de viagem
Criar um relatório de despesas de viagem pode parecer uma tarefa complexa com a quantidade de informações que são necessárias preencher. Só que, a partir de algumas orientações, é possível simplificar o processo.
Aqui listamos uma série de 7 dicas para montar um RDV eficiente:
1. Utilize uma planilha ou software
Já passou o tempo em que os profissionais faziam esse tipo de relatório manualmente. Uma planilha eletrônica, como o Excel, ou um software de gestão de despesas, como a solução Edenred Empresarial, podem facilitar a organização e cálculo dos gastos.
Essas ferramentas permitem criar categorias, adicionar fórmulas automáticas e acompanhar as despesas de forma mais eficiente.
2. Classifique as despesas
Divida as despesas em categorias, como transporte, hospedagem, alimentação, entre outras relevantes para a sua empresa. Isso facilitará a visualização, a análise dos gastos e evita erros na hora do reembolso.
3. Registre todas as despesas
Anote todos os gastos, incluindo os pequenos valores, pois eles também são importantes para considerar no planejamento das próximas viagens. Lembre-se de incluir datas, preços, locais e uma breve descrição das despesas.
4. Organize os comprovantes
Mantenha todos os comprovantes e recibos originais em ordem. Isso é essencial para comprovar os gastos e facilitar o processo de prestação de contas.
5. Use informações claras e objetivas
Na hora de preencher o RDV, seja claro e objetivo nas informações fornecidas. Evite jargões ou abreviações que possam gerar dúvidas. Descreva as despesas de forma concisa e relevante.
6. Verifique as políticas internas
É preciso estar sempre ciente das políticas da empresa em relação às despesas de viagem. Algumas empresas possuem limites pré-estabelecidos para determinadas categorias de gastos, por exemplo. Seguir essas diretrizes é fundamental para evitar problemas futuros.
7. Revisão e validação
Antes de enviar o relatório, revise todas as informações e certifique-se de que não há erros ou omissões. Verifique se todos os comprovantes estão anexados corretamente. Uma revisão cuidadosa ajudará a evitar retrabalho e garantir a precisão dos dados.
Como a tecnologia pode auxiliar nesse processo?
Com o avanço da tecnologia, o processo de criação e gerenciamento de Relatórios de Despesas de Viagem tornou-se mais fácil e eficiente. Para facilitar sua rotina, nós aqui da Edenred Pay desenvolvemos plataformas especializadas para auxiliar nesse processo.
Hoje, a solução Edenred Empresarial oferece recursos como a digitalização de comprovantes e recibos, o armazenamento em nuvem, a automação de cálculos e a integração com sistemas de gestão. Isso permite que os colaboradores registrem facilmente suas despesas por meio de aplicativos móveis
Capturar imagens dos comprovantes e enviar diretamente para o sistema é só uma das facilidades de contar com o nosso apoio. Além disso, a plataforma oferece recursos de análise e relatórios em tempo real, proporcionando uma visão clara das despesas de viagem e facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Com a solução Edenred Empresarial, é possível:
- Reduzir o tempo que você gasta na elaboração de relatórios;
- Minimizar erros e retrabalhos;
- Garantir a conformidade com as políticas da empresa;
- Simplificar o processo de reembolso.
Acesse nossa página aqui e conheça as soluções personalizadas que foram criadas pensando em descomplicar sua gestão financeira e na gestão das suas equipes!
