Com o aumento da competição no mercado e a necessidade de alcançar metas cada vez mais ambiciosas, agentes de representação comercial podem ter dificuldades no controle de suas despesas quando estão em campo.
Frequentemente, é preciso arcar com gastos relacionados a viagens, hospedagens, refeições e outros custos, como manutenção de equipamentos, o que pode prejudicar o controle do orçamento da organização.
Em busca de uma solução, muitas empresas têm adotado o uso de cartões recarregáveis para pagamentos de despesas relacionadas à representação comercial, ou seja, seu time de vendas.
Estes cartões permitem que a empresa tenha um maior controle de despesas, além de oferecer uma série de benefícios que ajudam a aumentar a eficiência e a produtividade desses parceiros.
Neste artigo, a Edenred Pay, como uma referência neste serviço, deseja explorar os benefícios do uso de cartões recarregáveis para empresas que desejam melhorar o controle de despesas do seu time de vendas e agentes de representação comercial.
Boa leitura!
- O que são despesas corporativas?
- Como realizar o controle de despesas da equipe externa à distância?
- Conheça as vantagens de um cartão recarregável para a gestão de custos da sua empresa
- A importância do controle de despesas para a saúde do seu negócio
- A Edenred Pay
O que são despesas corporativas?
É possível definir despesas corporativas como os gastos que uma companhia precisa arcar para manter suas atividades em funcionamento integral, bem como o aperfeiçoamento do fluxo de trabalho.
Diante dessa definição, estima-se que esses custos abranjam pagamentos fixos, como o aluguel do escritório e as contas de água, luz e conexão à internet, até os custos variáveis, como as despesas com viagens, hospedagens, alimentação, treinamentos, eventos, entre outros.
Um dos erros mais sérios na gestão empresarial é não manter um acompanhamento dessas despesas.
É indiscutível que esses custos são constantes e frequentes, tais como alimentação, combustíveis, estacionamento, viagens, e precisam ser monitorados de perto.
No entanto, muitas vezes, isso não acontece. As empresas precisam fazer um controle de despesas eficiente, de modo a evitar gastos desnecessários e garantir que esses recursos não sejam desperdiçados.
E quais são reembolsáveis?
Uma despesa corporativa sempre será reembolsável quando estiver relacionada a qualquer atividade ou deslocamento durante o exercício da função do funcionário.
Além disso, a ocorrência de imprevistos e a necessidade de gasto com recursos adicionais também pertencem a essa categoria.
Portanto, é recomendável incluir na política de reembolso da companhia as seguintes despesas:
- Gastos com viagens a trabalho, como passagens aéreas, hospedagens, aluguel de carro, combustível e demais despesas dessa categoria;
- Gastos com alimentação durante viagens a trabalho ou reuniões externas;
- Custos com cursos, treinamentos e eventos corporativos que estejam alinhados com os objetivos da empresa;
- Despesas com equipamentos e tecnologias necessárias para a realização das atividades profissionais, como celulares, laptops, softwares, entre outros;
- É vital definir quais custos que não são reembolsáveis, como as multas de trânsito e infrações, perdas de recursos decorrentes de atrasos, despesas com lazer e entretenimento e qualquer compra pessoal.
Não elaborar uma política de reembolso específica é outro problema para o controle de despesas. É essencial que as empresas estabeleçam um acordo claro, para evitar mal-entendidos e garantir que os colaboradores saibam quais são os custos que podem ser reembolsados.
Como realizar o controle de despesas da equipe externa à distância?
Sem dúvidas, não controlar as despesas de equipes internas e terceirizadas é um dos maiores equívocos na gestão empresarial.
As consequências da não realização do acompanhamento das despesas resultam na perda de credibilidade da companhia e uma redução na margem da sua rentabilidade, bem como na elevação da carga de trabalho para a equipe administrativa.
Sendo assim, realizar o controle de despesas da equipe externa à distância pode parecer um desafio, mas com as tecnologias e ferramentas certas, é possível realizar essa gestão de forma assertiva e livre de erros e impasses.
Uma das formas de realizar esse controle é mediante o uso de cartões corporativos, que permitem a emissão de cartões físicos e virtuais para a equipe externa, com limites de gastos pré-estabelecidos e possibilidade de acompanhamento em tempo real das transações realizadas.
Essa opção pode ser muito vantajosa, pois, além de permitir um controle maior das despesas, também facilita o processo de reembolso, já que muitos desses cartões permitem a geração automática de relatórios de gastos, ajudando na desburocratização desse processo.
Modernizar os pagamentos é uma opção atrativa para que os colaboradores possam atuar dentro das diretrizes estabelecidas pela empresa contratante e evitar gastos desnecessários.
Conheça as vantagens de um cartão recarregável para a gestão de custos da sua empresa
Os cartões recarregáveis têm se tornado uma opção cada vez mais solicitada para a gestão de custos das empresas, especialmente no que diz respeito às despesas corporativas e aos agentes de representação comercial que estão em constante deslocamento.
A seguir, apresentamos algumas razões que justificam a escolha dessa opção como a mais eficaz no controle de despesas:
- Ao utilizar um cartão recarregável, a empresa tem pleno conhecimento dos gastos realizados pelos colaboradores, já que é possível definir limites de valores, categorias de despesas e períodos de uso, com o acompanhamento em tempo real de todas as transações.
- Com o uso do cartão recarregável, a empresa pode reduzir custos ao economizar tempo e recursos na gestão de despesas, pois não é necessário que os colaboradores utilizem recursos próprios para realizar os gastos.
- O cartão recarregável também é uma forma segura de realizar pagamentos, uma vez que os dados do cartão são protegidos e os colaboradores não precisam carregar grandes quantias em dinheiro.
- Esta modalidade ainda fornece as informações de gastos, as quais são enviadas automaticamente para a empresa, o que torna mais fácil e rápido o processo de reembolso das despesas.
- Os cartões recarregáveis podem ser personalizados com a marca da empresa, o que pode contribuir para fortalecer a imagem da organização junto aos clientes, parceiros de negócios e agentes de representação comercial.
Com essas vantagens, o cartão recarregável se torna uma opção bastante atrativa para o controle de despesas, proporcionando maior monitoramento e economia de recursos.
A importância do controle de despesas para a saúde do seu negócio
A falta de controle de despesas pode levar a uma série de problemas financeiros:
- O endividamento excessivo da companhia;
- A ausência do controle de despesas também inviabiliza o controle financeiro para a elaboração correta da folha de pagamentos;
- A falta de recursos para investimentos, seja na infraestrutura ou nos próprios colaboradores, sejam eles internos e externos;
- A perda de lucratividade, culminando na falência ou inviabilidade do negócio;
- Pode resultar em fraudes e desperdícios, impactando negativamente a imagem da empresa e abalando a confiança dos clientes e parceiros de negócios;
- Impossibilidade de identificar oportunidades para otimizar despesas corporativas;
- Inviabilidade de praticar o orçamento previamente definido pela equipe contábil;
- Ausência de segurança e transparência no controle de despesas, afastando agentes de representação comercial e talentos.
Diante dessas problemáticas, o controle de despesas ajuda a empresa a planejar melhor o orçamento, estabelecer metas realistas e monitorar o desempenho financeiro da organização, assegurando a sua reputação no mercado e rentabilidade.
A Edenred Pay
Edenred Pay atua como facilitadora de pagamentos e reembolsos corporativos, possuindo uma modalidade chamada Edenred Empresarial, que é uma opção eficaz na otimização de gastos. Mas como o cartão empresarial recarregável funciona?
Essa solução permite a parametrização de regras de uso, sendo possível definir dias, horários e tipos de estabelecimentos autorizados a utilizar essa modalidade de pagamento.
Como o nosso cartão é associado à bandeira Mastercard, ele é amplamente aceito em todos os lugares físicos e online.
São mais de 32 milhões de pontos comerciais cadastrados com essa bandeira, o que torna o cartão recarregável Edenred Empresarial uma opção viável em todas as regiões do país.
Além disso, o cartão recarregável possui as duas versões, física e virtual, permitindo que o gestor defina um teto de gastos para o colaborador, evitando que o limite seja ultrapassado sem necessidade.
Esse limite pode ser acessado pelo gestor e pelo colaborador, via aplicativo, seja em sistemas Android ou iOS.
Com isso, as empresas conseguem organizar o fluxo de caixa de forma integral, considerando todas as despesas com colaboradores internos e externos, assegurando a conciliação contábil e a efetividade dos orçamentos previamente definidos.
Entre em contato conosco e transforme a gestão de pagamentos da sua empresa.
