Com a competitividade crescente no mercado e a complexidade na gestão corporativa, a adoção de uma plataforma de controle de despesas tornou-se uma necessidade para assegurar a viabilidade de diferentes modelos de negócios.
Afinal, sem controle de despesas, não há como elaborar orçamentos com assertividade e nem seguir o que foi estabelecido neste plano financeiro.
Além disso, a capacidade de gerenciar de forma eficiente as despesas e as políticas de reembolso pode ter um impacto significativo na saúde financeira da empresa e na produtividade dos colaboradores.
Neste artigo, a Edenred Pay deseja explorar a importância de uma plataforma de controle de despesas e os principais benefícios que ela pode proporcionar.
- O que é o controle de despesas empresariais?
- Quais são as principais vantagens de uma boa gestão financeira?
- Como a tecnologia pode auxiliar no processo de controle de despesas?
- 05 dicas para implementar uma plataforma de controle de gastos
O que é o controle de despesas empresariais?
O controle de despesas empresariais é um mecanismo que ajuda gestores a atingir o equilíbrio financeiro em diferentes companhias, independentemente do porte ou segmento de atuação.
Tal metodologia se baseia no monitoramento, registro e análise de todos os custos operacionais e administrativos executados por uma organização corporativa, dos pequenos gastos diários, até as despesas mais significativas.
O objetivo do modelo é garantir que a empresa tenha um controle efetivo sobre seus gastos e possa tomar decisões mais assertivas em relação ao seu orçamento, bem como evitar o desperdício de recursos.
Por fim, como a governança corporativa é um dos pilares do ESG, o controle de despesas empresariais é indispensável para que sua companhia atenda às demandas do mercado.
Qual é a sua importância para a saúde das empresas?
Manter um acompanhamento rigoroso dos gastos e das receitas permite identificar oportunidades de economia, evitar desperdícios e direcionar recursos para investimentos estratégicos.
Os benefícios não param por aí: quando há uma preocupação em conduzir o controle de despesas, é possível mitigar erros de cálculos e incoerências do ponto de vista contábil, o que aperfeiçoa a reputação da companhia no mercado.
Ainda, o controle de despesas permite separar os gastos fixos dos variáveis, ajudando a empresa a entender seus ciclos de alta demanda ou alto volume de saídas, o que permite a elaboração de planos estratégicos para esses períodos sazonais.
Em adição, o controle de despesas auxilia na tomada de decisões mais informadas, atualizadas e assertivas, contribuindo para o crescimento sustentável do negócio.
Quais são as principais vantagens de uma boa gestão financeira?
Muitas empresas não conseguem ficar ativas por muito tempo no mercado justamente por não terem noção de sua situação financeira atual.
Gastos rotineiros e invisíveis da rotina acabam por corroer a rentabilidade do negócio, sem que os gestores e stakeholders percebam isso. Quando percebem que o fluxo de caixa está desequilibrado, já é tarde demais.
Esse cenário é muito frequente e é especialmente comum em períodos de instabilidade econômica e juros altos na política financeira de um país, tal como o cenário atual.
Para que essa não seja a história do seu negócio, é vital priorizar uma gestão financeira completa e minuciosa.
Isso porque uma gestão de sucesso protege uma empresa da imprevisibilidade e desafios econômicos.
Entre as suas principais vantagens, podemos citar:
- A melhoria da previsibilidade de caixa.
- O controle eficiente de gastos e despesas.
- A identificação de oportunidades de investimentos.
- A redução de custos.
- A padronização de processos do RH e outros departamentos internos.
- A obtenção de melhores resultados financeiros.
- A tomada de decisões embasadas em dados e informações precisas.
- O aumento na competitividade e na expansão dos negócios.
Diante dessas vantagens, fica claro que a gestão financeira é um pilar essencial para o sucesso de qualquer empresa, o que vale para todos os segmentos de atuação.
Como a tecnologia pode auxiliar no controle de despesas?
A tecnologia tem desempenhado um papel fundamental na melhoria dos processos empresariais, incluindo a gestão financeira. Com o surgimento de diversas ferramentas digitais, tornou-se mais fácil e eficiente realizar o controle de despesas
Uma das principais formas em que a tecnologia pode auxiliar é por meio de plataformas digitais, que permitem o registro e monitoramento de todos os gastos realizados pela empresa.
Essas plataformas geralmente oferecem recursos que organizam o ecossistema financeiro e administrativo, como a categorização de despesas, a elaboração de relatórios detalhados, a integração com cartões corporativos e o controle de pedidos de reembolsos.
Tudo isso facilita a identificação de possíveis gargalos e a tomada de decisões mais precisas.
Com um controle de despesas manuais, é esperado que a maioria dessas informações passem despercebidas ou apareçam de forma equivocada em relatórios de performance, sem mencionar o esforço e tempo dos colaboradores que são desperdiçados em vão.
Além disso, o uso de aplicativos móveis e software para gestão financeira permite que os colaboradores registrem suas despesas em tempo real, o que aumenta a transparência e a agilidade no processo de controle de despesas.
O resultado? Equipes administrativas e contábeis obtêm uma visão mais clara e atualizada das finanças da empresa, evitando que a gestão seja feita com base em informações desatualizadas.
Outra vantagem da tecnologia na gestão de despesas é a automatização de processos, o que reduz erros humanos e agiliza a análise de dados.
Manter controle de recibos e notas fiscais é mais simples e eficiente com a tecnologia. Afinal, o olho humano é muito vulnerável a equívocos e esquecimentos, algo que pode ser evitado com ferramentas digitais.
A importância da automação de processos para o RH é também notória. Esses profissionais lidam com um volume absurdo de documentos no dia a dia, o que pode levar à sobrecarga de trabalho.
Um sistema de gestão para o controle de despesas e fluxos de trabalho é muito recomendado para solucionar esse quadro indesejado.
A tecnologia é realmente uma grande aliada no controle de despesas de uma corporação ajudando-a a atingir o seu equilíbrio financeiro, com muito mais segurança para a sua empresa e clientes.
05 dicas para implementar uma plataforma de controle de gastos
Para implementar uma plataforma de controle de gastos, basta trabalhar em equipe. Afinal, para que o projeto seja bem-sucedido, é preciso que todos estejam alinhados com essa proposta.
Assim, a empresa poderá conhecer todas as vantagens que essa metodologia pode oferecer.
Confira 05 dicas que podem simplificar esse processo de mudança na sua empresa:
- Antes de escolher uma plataforma de controle de gastos, é importante entender quais são os objetivos que a sua empresa quer alcançar com essa implementação, como reduzir custos, aumentar a produtividade ou melhorar a transparência.
- Faça uma pesquisa de mercado. Avalie as funcionalidades, a facilidade de uso, o suporte ao cliente, as integrações com outros sistemas, o preço e as avaliações de outros clientes de cada plataforma. O sistema precisa atender às demandas específicas do seu negócio.
- Explique a importância da gestão de gastos para a empresa, demonstre como a plataforma pode ajudar no dia a dia de trabalho e ofereça treinamentos para que todos saibam como utilizar a ferramenta.
- É de suma importância que a equipe esteja ciente das regras e políticas de gastos da empresa, assim como dos procedimentos para o uso da plataforma de controle. Defina limites de gastos, categorias de despesas permitidas e proibidas, prazos para a prestação de contas e outros pontos importantes para garantir que a gestão de gastos seja feita de forma eficiente e transparente.
- Acompanhe os resultados obtidos antes e depois da implementação. Verifique o que melhorou e o que precisa de revisão. Além disso, monitore os gastos da empresa, identifique possíveis falhas no processo e faça ajustes necessários para garantir que a gestão de gastos esteja sempre alinhada aos objetivos da empresa.
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