Gerenciar eventos pode ser um desafio para muitas empresas, principalmente quando falamos de controlar e otimizar os gastos envolvidos no projeto.
Abordaremos neste artigo algumas estratégias que podem auxiliar sua empresa a gerir eventos corretamente, garantindo o melhor uso dos recursos e, ao mesmo tempo, oferecendo uma experiência de qualidade para os participantes.
Além disso, mostraremos como os cartões recarregáveis, como a solução Edenred Empresarial, podem ser uma excelente opção para auxiliar no controle e na gestão das despesas relacionadas aos eventos.
Sua empresa sabe otimizar custos em eventos?
Quando pensamos em eventos corporativos, é comum nos depararmos com a questão: “Será que estamos realmente otimizando os custos e gerenciando os recursos da melhor forma possível?” Se você já se fez essa pergunta, saiba que não está sozinho. Muitas empresas enfrentam desafios ao organizar eventos, principalmente no que diz respeito ao gerenciamento das despesas.
Conheça 5 formas de gerenciar eventos corretamente:
1. Planejamento financeiro antecipado:
Um planejamento financeiro feito com antecedência é fundamental para tomar decisões assertivas e evitar surpresas desagradáveis.
Ao planejar os custos do evento antecipadamente, é possível buscar fornecedores e parceiros com valores mais competitivos e adequar novas necessidades ou objetivos à verba disponível.
Por exemplo, ao organizar uma conferência, um planejamento adiantado permite negociar melhores tarifas de hospedagem para os palestrantes e participantes.
2. Separação dos gastos fixos e variáveis:
Conhecer e separar os gastos fixos e variáveis ajuda a tomar decisões mais eficientes na organização de eventos.
Os custos fixos são aqueles que existem independentemente da quantidade de pessoas que participarão do evento, como a locação do espaço, enquanto os custos variáveis sofrem alteração conforme a quantidade de participantes, como alimentação e estacionamento.
Ao identificar esses gastos, fica mais fácil definir prioridades e fazer ajustes no orçamento conforme necessário.
3. Pesquisa e negociação com fornecedores:
Dedicar tempo para pesquisar e negociar com fornecedores e parceiros é fundamental para obter os melhores preços e condições.
Não se limite apenas aos parceiros com os quais já trabalhou anteriormente; explore outras opções e utilize plataformas online para encontrar alternativas interessantes.
Por exemplo, ao buscar um espaço para realizar um workshop, pesquise diferentes locais e compare preços, serviços e localização antes de se decidir pelo melhor para sua empresa.
4. Preparação para imprevistos e priorização de gastos:
Imprevistos acontecem em qualquer evento, e é importante estar preparado para contorná-los.
Ao negociar com fornecedores e parceiros, tente obter valores mais competitivos e manter uma reserva financeira para cobrir emergências. Além disso, analise com cautela qualquer ajuste no orçamento e priorize os gastos que são realmente essenciais para o sucesso do evento.
Por exemplo, se houver uma falha no sistema de som, ter uma reserva financeira pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso do evento.
5. Adoção de uma forma de pagamento prática e eficiente, como o cartão recarregável:
Utilizar uma forma de pagamento prática, como o cartão recarregável, pode simplificar a gestão financeira do evento e garantir maior controle e transparência nos gastos.
Os cartões recarregáveis permitem que você defina limites de gastos para cada departamento envolvido e acompanhe os custos em tempo real. Além disso, oferecem maior segurança nas transações e evitam a necessidade de reembolsos e comprovações de gastos complicadas.
Tendo em vista ao organizar um evento corporativo, fornecer cartões recarregáveis para os responsáveis pelas despesas facilita o acompanhamento via aplicativo e o controle dos gastos em cada etapa do processo.
Como um cartão recarregável pode auxiliar na gestão de despesas em eventos e conferências
Os cartões recarregáveis têm se tornado uma solução cada vez mais popular no gerenciamento de despesas corporativas, especialmente em eventos e conferências.
Esses cartões oferecem várias vantagens que facilitam o controle e a organização dos gastos, proporcionando maior transparência e eficiência no processo. Vamos explorar mais detalhadamente como os cartões recarregáveis podem ser úteis no gerenciamento de despesas em eventos e conferências:
- Definição de limites de gastos: Com um cartão recarregável, é possível estabelecer limites específicos de gastos para cada departamento ou funcionário envolvido no evento. Isso permite um maior controle sobre o orçamento e evita gastos excessivos ou não autorizados.
- Transparência e rastreabilidade: Os cartões recarregáveis fornecem um registro detalhado de todas as transações realizadas, facilitando a análise e o acompanhamento dos gastos. Isso proporciona maior transparência e permite identificar rapidamente áreas que necessitam de ajustes ou melhorias.
- Segurança: Os cartões recarregáveis são mais seguros do que o dinheiro em espécie, pois podem ser bloqueados ou cancelados em caso de perda ou roubo. Além disso, é possível monitorar o uso do cartão em tempo real, evitando fraudes ou usos indevidos.
- Simplificação dos processos: A utilização de cartões recarregáveis simplifica o processo de reembolso e prestação de contas, eliminando a necessidade de guardar recibos e comprovantes em papel. Isso agiliza o processo e reduz a burocracia envolvida na gestão das despesas do evento.
- Adaptação às necessidades do evento: Os cartões recarregáveis podem ser facilmente recarregados à medida que as necessidades do evento mudam, garantindo que os recursos estejam sempre disponíveis quando necessário. Isso evita atrasos e problemas causados pela falta de fundos ou pela necessidade de aprovação adicional de gastos.
Com essas vantagens em mente, fica claro que os cartões recarregáveis são uma excelente opção para o gerenciamento de despesas em eventos e conferências, proporcionando maior controle, transparência e eficiência no processo.
Ao adotar essa solução, sua empresa estará dando um passo importante em direção a uma gestão mais eficiente e otimizada dos recursos.
Conheça a solução Edenred Empresarial da Edenred Pay
A Edenred Pay oferece uma solução empresarial com cartões recarregáveis, facilitando o gerenciamento de despesas em eventos e conferências.
Com o apoio de uma plataforma online e um aplicativo de gestão de despesas, a Edenred Pay permite que as empresas monitorem e controlem os gastos de maneira eficiente e segura.
Para saber mais sobre como a solução Edenred Empresarial pode ajudar a sua empresa no gerenciamento de despesas em eventos, entre em contato conosco e saiba como a Edenred pode fazer o evento ser o melhor para a sua empresa.
