A cada dia mais as empresas se preocupam com a automação de processos dentro do escritório. A ideia por trás desse pensamento é bem simples: diminuir a burocracia, reduzir erros, aumentar o lucro e ganhar tempo. Para atingir todos esses objetivos, porém, se faz preciso um pouco mais do que apenas boa vontade. Na verdade, é interessante entender a fundo o tema e contar com soluções que o auxiliem durante esse projeto.
Para compreender mais sobre esse assunto, fique atento ao texto abaixo. Ao longo dos parágrafos a seguir, você poderá conferir não somente o que é e como funciona essa automação, mas também encontrará 5 valiosas dicas para aplicar o conceito em seu negócio.
Automação de processos de RH: o que é e como funciona?
Quando se fala de automação de processos, é possível divagar nas mais diversas aplicações possíveis sobre a temática. Sabendo disso, é bom destacar que, aqui, o foco estará no departamento de Recursos Humanos, um dos grandes beneficiados da prática.
Para isso, é válido explicar que o conceito se relaciona à utilização de tecnologia, principalmente para ganho de produtividade no cotidiano empresarial e padronização das atividades. Na prática, as organizações investem em ferramentas e softwares que as auxiliam a realizar de maneira automática tarefas que antes eram feitas manualmente.
Dentro do RH, portanto, é um termo de grande valia, especialmente ao se considerar as atividades regulares do departamento. Atualmente, o setor se tornou uma área estratégica nas corporações, o que confirma a necessidade de deixar o trabalho manual de lado e focar no analítico.
Saiba como iniciar a automação de processos corretamente
Na teoria, é tudo muito lindo e fácil, mas engana-se quem imagina que a prática segue esse mesmo roteiro. Para aplicar a automação de processos de modo efetivo, algumas etapas são necessárias ao longo dessa caminhada. Em primeiro lugar, será preciso entender o atual funcionamento da corporação e, obviamente, de seus processos.
Com isso, fica mais simples compreender quais são os pontos de melhoria que se destacam. Tendo esses dados em mãos, chega o momento de criar um plano de ação, o qual deve ter como prioridade o desenvolvimento do RH.
Em seguida, será necessário buscar por uma ferramenta que te ajude nessa missão, assim como definir metas e objetivos para todo o departamento. Com tudo isso pronto, basta colocar todas essas ideias em ação, analisando os resultados e fazendo mudanças quando preciso.
5 dicas para ajudar a automatizar os processos de RH da sua empresa
No parágrafo acima você pôde ter uma boa ideia de como automatizar os processos de Recursos Humanos. Nos próximos tópicos, porém, toda essa jornada será explicada de forma mais completa e cuidadosa. Por isso, fique atento às informações, anote o que julgar necessário e, depois, coloque em prática tudo que aprendeu!
1. Analise os processos atuais
Como é de se imaginar, não é muito interessante realizar qualquer mudança sem antes entender o cenário atual da empresa. Dito isso, sua primeira tarefa em busca da automação dos processos é, justamente, analisar os processos utilizados atualmente. Do recrutamento ao pagamento, da comunicação aos desligamentos, quais são as etapas que carecem desse upgrade?
Para compreender a necessidade de alterações, é mais do que válido conversar com os próprios profissionais. São eles, afinal, que lidam diariamente com essas atividades e, portanto, estão aptos a te dar uma visão sincera e coerente sobre o tema. Após dialogar com alguns funcionários, sua lista de desafios continuará a crescer. Cabe a você, então, verificar a importância de cada um deles e sua prioridade dentro do projeto.
2. Busque por novas ferramentas
Em um mundo tecnológico como o atual, não faz sentido deixar ferramentas incríveis de lado enquanto sua equipe sofre para realizar atividades manualmente. Muito por conta disso, grande parte das corporações está investindo pesado em softwares que auxiliem na automação de processos. A boa notícia é que existem diversas opções focadas apenas no departamento de RH.
Mais do que isso, são ferramentas criadas com esse intuito, tendo como foco auxiliar o setor. Assim, elas não apenas te ajudam com as tarefas cotidianas deste departamento, mas também oferecem novas funcionalidades à sua atuação. Neste ponto, porém, é preciso analisar bem todos os fornecedores e como suas plataformas se adaptam às necessidades da empresa.
3. Integre sua equipe à mudança
Todo o funcionamento de um escritório mudou muito ao longo das últimas décadas. Uma dessas mudanças, por exemplo, diz respeito à maneira como os colaboradores mais modernos gostam de fazer parte de tudo. A realidade, agora, não é mais aquela em que o gestor manda e todo mundo obedece cegamente. As pessoas querem participar das alterações e entender o porquê de elas estarem acontecendo.
Com isso em mente, é mais do que interessante integrar sua equipe a esse projeto. Como explicado, os profissionais de RH devem estar presentes na análise dos processos atuais, mas sua participação não acaba aqui. Eles precisam, também, estar a par das novas tecnologias, demonstrar suas preocupações e prover insights valiosos ao gestor a fim de garantir uma boa negociação.
4. Defina metas e objetivos para o setor
Como é de se esperar, a implementação da automação dos processos trará grandes mudanças ao setor de Recursos Humanos. Na prática, isso representa um ganho de produtividade e menos erros, melhorando assim a experiência de todos os colaboradores. Mas se faz necessária uma forma de analisar essa melhora. E, para isso, é vital que o departamento passe a contar com metas que garantam esse avanço.
É sempre bom lembrar, entretanto, que esses objetivos devem seguir um padrão para serem considerados metas. Dessa forma, devem ser alcançáveis, mensuráveis, ter um prazo de entrega e um responsável. Com isso, se torna mais fácil avaliar a evolução dessas métricas, bem como propor mudanças significativas em caso de resultados ruins.
5. Analise os resultados e corrija a estratégia
Qualquer mudança, seja ela de pequeno ou grande porte, impacta diretamente na realidade de uma organização. Ao se alterar a forma como tudo é feito — com o auxílio da automação de processos — esse cenário é ainda mais visível. Em especial, fica fácil entender os benefícios que a nova prática trouxe, assim como pontos de melhoria que podem ser destacados.
Para ter esses dados, porém, é necessário acompanhar de maneira constante os resultados dessa implementação. Afinal, a tecnologia está sendo utilizada corretamente? Os ganhos esperados estão se confirmando? Os colaboradores conseguiram se adaptar à nova realidade? Caso, alguma das respostas seja não, é preciso entender toda a situação novamente e, com isso, criar uma estratégia de ajuste de rota.
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Cuidar de todas as atividades do departamento de Recursos Humanos de modo manual é uma tarefa impossível atualmente. Não à toa, cada vez mais as empresas buscam parceiros que as auxiliem, em especial no que diz respeito à automação de processos. Com essa ajuda, os profissionais da área podem se focar mais na estratégia e menos em suas atribuições cotidianas.
Para alcançar todos esses objetivos, porém, o mais indicado é ter ao seu lado parceiros como a Edenred Pay, uma plataforma focada em revolucionar a gestão de pagamentos de sua empresa.
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