Manter o controle de pagamentos é uma tarefa que exige muita atenção do setor de RH. Afinal, algumas informações não podem faltar nesse documento.
É com base nesses dados que os rendimentos mensais de cada colaborador da empresa serão calculados, o que exige muita atenção e organização dos responsáveis pela elaboração da folha de pagamentos.
Qualquer informação errada ou até mesmo incompleta pode colocar seu negócio em uma posição muito delicada frente à Justiça do Trabalho. Todo cuidado é pouco!
Por isso, nós da Edenred Pay, decidimos compartilhar esse artigo para tirar todas as dúvidas a respeito do controle de pagamentos.
Queremos trazer dicas e sugestões para facilitar essa tarefa no setor de RH, para que as holerites sejam sempre elaboradas com precisão e facilidade.
Boa leitura!
- Você sabe como funciona o controle da folha de pagamentos?
- Aprenda a controlar gastos essenciais e eventuais
- 06 dicas para criar um controle de folha de pagamentos eficaz
- Como a Edenred Pay ajuda a sua empresa na gestão de folha de pagamentos
Você sabe como funciona o controle da folha de pagamentos?
Como em todo e qualquer processo organizacional em uma empresa, o controle de pagamentos é uma área que exige atenção aos detalhes.
É preciso colocar na ponta do lápis os cálculos dos descontos e a soma dos benefícios corporativos concedidos pela empresa, as comissões, por exemplo, bem como considerar os profissionais terceirizados e colaboradores temporários.
Além disso, a elaboração da folha de pagamento é obrigatória, de acordo com a nossa legislação trabalhista, tal como está explícito no Artigo 225 do Decreto Nº 3.048/1999 da nossa norma jurídica.
Sendo assim, tudo precisa ser registrado de forma bem específica, desde valores a pagar ao colaborador, até deduções impostas pela Receita Federal, o que pode tornar o processo demorado, minucioso e burocrático.
Considerando que a elaboração de folhas de pagamento é uma atividade que precisa acontecer mensalmente, as empresas precisam buscar maneiras de otimizar essa tarefa, trazendo agilidade para o setor de RH e diminuir o tempo de espera por parte dos beneficiados.
Diante disso, o controle de pagamentos se torna essencial para garantir o sucesso da gestão financeira, já que estabelece e ajuda a monitorar o pagamento dos colaboradores, uma das despesas mais expressivas em uma empresa.
É sobre isso que vamos falar a seguir.
Aprenda a controlar gastos essenciais e eventuais
Se deparar com gastos eventuais ao longo do ano, ou seja, aquelas despesas que aparecem depois do orçamento anual ser aprovado, é um dos maiores desafios da gestão financeira.
Afinal, não é possível prever alguns eventos que podem interferir nesse planejamento, tal como licença-maternidade, desligamentos, parceria com profissionais terceirizados, a oscilação nos valores dos benefícios corporativos, entre outros.
Mesmo assim, acompanhar gastos essenciais e eventuais de perto é indispensável para manter a saúde financeira da empresa.
Estabelecer uma política mensal no controle de pagamentos pode funcionar muito bem para a gestão de gastos, pois é possível encontrar uma média de despesas bem aproximada e evitar surpresas desagradáveis no final de cada mês.
A melhor maneira de assegurar um fluxo de caixa sustentável é acompanhar essas despesas fixas e sazonais, o que ajuda também no controle de pagamentos.
06 dicas para criar um controle de folha de pagamentos eficaz
1 – Tome nota das informações obrigatórias em uma folha de pagamentos
Não há um padrão a ser seguido quando o assunto é elaboração e controle de folhas de pagamentos.
Contudo, é preciso ficar atento a algumas informações obrigatórias, as quais precisam constar no documento de forma clara e explícita.
Vamos conhecê-las?
- Nome do colaborador.
- Função do colaborador e titulação do cargo.
- Tipo do contrato de trabalho (CLT, terceirizado, estagiário, entre outros).
- Registros de atrasos, afastamento ou licenças.
- Registros de faltas.
- Valores de descontos e encargos sociais.
- Meio de pagamento explícito no contrato de trabalho.
- Data do pagamento, com assinatura das partes envolvidas.
- Valor líquido do pagamento mensal do colaborador.
Outras informações podem ser incluídas na folha de pagamento, desde que sejam relevantes, tanto para a empresa, quanto para o colaborador.
O fundamental é manter um controle de pagamentos que seja transparente.
2 – Estabeleça uma política para o controle de ponto
Registrar a carga horária de trabalho de cada colaborador é um passo indispensável para organizar a folha de pagamento corretamente.
É preciso acompanhar o horário de trabalho de cada um, as horas extras, atrasos ou faltas, bonificações por trabalho noturno ou em feriados, ausências justificadas e outras situações.
Como é preciso monitorar muitos aspectos ao mesmo tempo e considerando que uma empresa pode ter centenas ou dezenas de colaboradores, implementar o controle de ponto eletrônico é uma estratégia muito recomendada.
Desse modo, tanto o RH, quanto o colaborador, pode acompanhar seus horários, o que facilita o controle de pagamentos.
3 – Explique o significado das receitas, deduções, benefícios e impostos a serem pagos
A folha de pagamento é um documento muito rico em informações e, por isso, pode ser complexo de ser entendido.
Tirar as dúvidas de todos os colaboradores pode sobrecarregar o setor de RH, o que pode ser evitado quando a folha de pagamento é detalhada em relação aos valores e destinos dos descontos.
Estamos falando de encargos como o FGTS, IRRF, INSS, seguros, fundos de garantia, vale-transporte e outros, além, é claro, dos descontos sindicais.
Benefícios, como licenças, auxílio-doenças e auxílio-maternidade, também devem ser discriminados na folha de pagamento.
Quanto mais detalhado o controle de pagamentos for, menos dúvidas irão surgir, fazendo com que os colaboradores confiem no levantamento feito pelo setor de RH, o que é excelente para a construção de sólidas relações trabalhistas.
4 – Crie um catálogo para registrar todos os colaboradores, fixos e temporários
Como mencionamos anteriormente, há informações que são obrigatórias em uma folha de pagamento.
Sendo assim, criar um catálogo com todos os colaboradores, fixos e terceirizados, economiza muito tempo durante o controle e efetivação de pagamentos, como também evita equívocos e esquecimentos.
Além de informações básicas sobre o colaborador, este catálogo é muito útil para alcançar a padronização de processos do RH, ao incluir dados sobre a base salarial da categoria e contribuições federais obrigatórias.
Depois de criado, o catálogo precisa de constante atualização, mas ajuda o setor de RH a economizar muito tempo.
5 – Use a tecnologia para ter um controle maior sobre a folha de pagamentos
Além do maior controle de pagamentos, a automação alivia a carga de trabalho do setor de RH.
Esse setor é indispensável para construir relações de trabalho saudáveis, mas é importante que os profissionais de RH tenham tempo para cuidar das pessoas, e não fiquem debruçadas em papéis o dia todo.
A automação também evita erros de cálculos em folhas de pagamento e aumenta a credibilidade das informações.
6 – Busque estar informado sobre as atualizações fiscais e legais para um controle de pagamentos mais eficiente
As informações que compõem uma folha de pagamento precisam estar atualizadas. Diante disso, estar informado sobre as mudanças que acontecem no plano fiscal e legal pode evitar situações indesejadas no futuro.
Estamos nos referindo às multas, sanções, processos e situações que podem prejudicar a reputação da empresa e trazer prejuízos.
Como a Edenred Pay ajuda você na gestão de folha de pagamentos?
A Edenred Pay ajuda mais de 130 mil empresas brasileiras a otimizar o controle de pagamentos de funcionários, terceiros e prestadores de serviço.
Com a Edenred Pagamentos, é possível simplificar o processo de pagamento, eliminando a burocracia nas contratações temporárias e agilizando todas as etapas da remuneração, desde o faturamento de notas fiscais até a concessão de bonificações, como comissões.
Afinal, lidar com prestadores desbancarizados ou negativados pode trazer atrasos na liberação de pagamentos e tirar tempo útil dos profissionais envolvidos, especialmente aqueles que atuam no setor de RH e administrativo.
Nossa solução Edenred Pagamentos proporciona uma melhor gestão no controle de pagamentos, por fazer tudo de maneira automática, por meio de uma plataforma integrada.
Tudo o que você precisa fazer é criar uma conta pré-paga, selecionar o número de cartões necessários e depositar o valor da folha de pagamento em cada cartão. Pronto, o Edenred Pagamentos já pode ser usado!
Em poucos minutos, nós possibilitamos o pagamento de salários, comissões, benefícios e bonificações, sem demora e burocracia. Assim, o setor de RH pode se ocupar de assuntos mais importantes.
Conte com a Edenred Pay para organizar a folha de pagamento corretamente e agilizar o processo de liberação de valores!
