O fundo fixo de caixa, também conhecido como “caixinha”, é uma prática comum em restaurantes e estabelecimentos comerciais. Basicamente, trata-se de uma quantia em dinheiro reservada para pagamentos de despesas menores, como troco para clientes, compra de ingredientes ou reparo e manutenção de equipamentos.
Para utilizá-la corretamente, é necessário estabelecer algumas regras claras, como definir um valor para o fundo (fixo ou variável), estipular um máximo para retiradas diárias e manter o registro de todas as movimentações, além de definir uma data para reposição dos valores utilizados.
Por ‘’facilitar” transações financeiras, o caixinha precisa de uma gestão correta para que não haja perdas financeiras e outros prejuízos para o negócio.
Neste artigo da Edenred Pay você vai conhecer mais sobre o caixinha e aprender como utilizá-lo de maneira adequada em seu restaurante.
Apresentaremos também os cartões recarregáveis da Edenred Pay, uma solução definitiva para assegurar uma gestão eficiente e voltada ao equilíbrio financeiro.
Boa leitura!
- O que é o fundo fixo de caixa – o popular “caixinha”?
- Quais são as vantagens de manter o caixinha?
- Qual é a melhor forma de controlar o fundo fixo de caixa em restaurantes?
- Como criar um fundo fixo de caixa corretamente?
- Como um cartão recarregável pode auxiliar no controle eficiente do fundo fixo em restaurantes?
- Conheça a solução Edenred Empresarial da Edenred Pay
O que é o fundo fixo de caixa – o popular “caixinha”?
O fundo fixo de caixa é um método utilizado por empresas para gerenciamento de despesas menores e cotidianas que venham a surgir, como compras de materiais de limpeza e escritório, insumos emergenciais ou pequenos reparos.
Em geral, o caixinha consiste em uma quantia em dinheiro definida pelo restaurante e disponibilizada para ser usada de forma estratégica, sem necessidade de processos burocráticos.
O valor é entregue a um colaborador de confiança, que realiza a gestão do fundo, ficando responsável pelo monitoramento desses gastos e fornecer relatórios sobre as movimentações para a empresa.
Independentemente da quantia ser expressiva ou não, esse dinheiro não pode ser usado sem que critérios sejam estabelecidos, sendo necessária uma prestação de contas periódica e assertiva para verificação do valor que consta na caixinha.
Quais são as vantagens de manter o caixinha?
Contar com o fundo fixo de caixa é uma opção muito vantajosa para os restaurantes, visto que a desburocratização na realização de transações simples e rotineiras é uma de suas possibilidades.
Vejamos outras vantagens:
- Com o caixinha disponível, é possível solucionar problemas imprevistos com agilidade;
- Esse mecanismo também permite uma gestão de despesas corporativas mais analítica para projetar gastos;
- Por meio do registro detalhado das movimentações realizadas no fundo fixo de caixa, é simples visualizar o controle das despesas e movimentações financeiras, garantindo maior transparência e evitando desperdícios;
- Não será preciso recorrer ao caixa operacional do restaurante no dia a dia com o uso do caixinha, pois já há uma quantia disponível para custos rotineiros. Isso garante o sucesso contábil do negócio;
- O caixinha ainda proporciona a facilidade para o pagamento de pequenos fornecedores, sem precisar fazer transferências bancárias, o que pode ser mais trabalhoso e demorado, com livre acesso ao produto comprado;
- O fundo fixo de caixa pode ser utilizado de acordo com as particularidades do estabelecimento, o que torna esse mecanismo flexível, além de personalizar o modelo de negócio do restaurante.
Em resumo, o caixinha garante agilidade, controle de gastos e flexibilidade na administração das despesas menores do estabelecimento.
Qual é a melhor forma de controlar o fundo fixo de caixa em restaurantes?
A melhor forma de controlar o fundo fixo de caixa em restaurantes é estabelecer um método de controle minucioso e simples.
Tal controle deve se basear na definição de um valor fixo para o caixinha e na criação de um registro para as retiradas e pagamentos, bem como a justificativa para cada saída de capital.
Além disso, é fundamental a realização de prestação de contas periódicas para avaliar o desempenho financeiro do negócio, garantindo que o processo seja transparente e siga as normas estabelecidas para evitar problemas legais e financeiros.
Por fim, mais uma dica extra: conte com uma plataforma de gestão de despesas para automatizar o registro de entradas e saídas e reduzir a margem de erros em cálculos contábeis.
Como criar um fundo fixo de caixa corretamente?
Implementar um sistema de fundo fixo de caixa em restaurantes é muito simples e esse processo envolve poucas etapas.
Em primeiro lugar, é necessário limitar uma finalidade para o caixinha. Para quais despesas esses recursos serão utilizados? No caso de restaurantes, é comum utilizar o recurso para despesas menores, como troco, pequenas compras de insumos.
Logo em seguida, é necessário definir um valor para o fundo fixo de caixa, sempre considerando o volume financeiro médio diário, semanal ou mensal do estabelecimento.
Posteriormente, é importante definir as diretrizes e políticas para quem terá acesso ao caixinha e como documentar as retiradas.
Finalmente, a prestação de contas periódica e o controle do fundo fixo de caixa precisam acontecer com responsabilidade. Registrar as movimentações em notas fiscais e comprovantes de pagamento são práticas que trazem transparência nessa etapa.
Como um cartão recarregável pode auxiliar no controle eficiente do fundo fixo em restaurantes?
O uso de planilhas para controle do caixinha é uma opção comum, mas que consome tempo e está passível de erros pelo setor financeiro, o que pode gerar desconfiança entre os colaboradores e a empresa. Além disso, também existe a possibilidade de manipulação e desvio de valores.
Um cartão recarregável pode ser uma excelente opção para o controle eficiente do fundo fixo de caixa em restaurantes. Com ele, é possível definir um teto de gastos, o que facilita a verificação das despesas e ajuda a evitar gastos desnecessários ou indevidos.
Em adição, gestores podem ter acesso a relatórios detalhados sobre os valores utilizados, permitindo uma análise mais precisa e rápida dos dados financeiros.
O uso de cartões recarregáveis também elimina a necessidade de gerenciamento de dinheiro em espécie, o que pode ser mais seguro e conveniente para o restaurante e seus colaboradores.
Conheça a solução Edenred Empresarial da Edenred Pay
O descontrole na definição e no funcionamento do fundo fixo de caixa pode acabar gerando dores de cabeça para muitos restaurantes.
Se as despesas invisíveis e o desencontro de informações estão corroendo a rentabilidade da sua empresa, é hora de conhecer a solução Edenred Empresarial da Edenred Pay.
Com ela, os restaurantes podem controlar as despesas sem precisar conferir as notas fiscais individualmente, bem como parametrizar os gastos com colaboradores, evitando erros contábeis e custos desnecessários e fora do orçamento.
Além disso, organizar o caixinha se torna mais simples graças à automação de tarefas e à geração de relatórios de desempenho, com integração com os sistemas que já são utilizados pelo restaurante.
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