A gestão de uma equipe externa implica em cuidados especiais, principalmente no que diz respeito ao controle dos gastos realizados no atendimento a um cliente ou em uma visita de prospecção. Ao mesmo tempo em que é preciso conceder certas liberdades para que os profissionais façam bem o seu trabalho, é fundamental seguir normas que previnam problemas para a saúde financeira do negócio.
Por isso, neste artigo, vamos elencar os principais desafios da gestão de equipe externa, trazendo os pontos mais relevantes de cada um deles. Além disso, vamos falar sobre as facilidades que o Ticket Empresarial proporciona para uma gestão financeira e de compliance mais eficiente. Confira!
Principais desafios financeiros na gestão de equipe externa
Vamos começar nossa jornada destacando os principais desafios que as empresas enfrentam para gerenciar as finanças dos times que atuam externamente, como os vendedores, representantes comerciais e técnicos de implantação e manutenção. Acompanhe.
1 – Prestação de contas
Na teoria, a prestação de contas de uma viagem ou de uma visita a um cliente é bastante simples. Basta pegar todos os comprovantes de compras do período, lançar tudo em uma planilha, anexar as notinhas e pronto. Na prática, não é bem assim que funciona. Sempre acontece a perda de um papel, o esquecimento de anotar algo ou um erro de digitação que pode gerar muitos inconvenientes para o fechamento financeiro do mês.
2 – Reembolsos
O reembolso é uma das grandes dores de cabeça do setor financeiro de qualquer empresa que faz a gestão de equipe externa. Nem sempre a política de reembolso está muito clara e objetiva. Por isso, os profissionais ficam perdidos tanto em relação aos procedimentos a serem seguidos quanto aos seus direitos em relação ao pedido.
Não raro, vemos casos de pessoas que acabam perdendo o prazo de pedido de reembolso e tendo que aguardar a próxima janela de pagamento, ou ainda perdendo definitivamente o direito à solicitação por perda de comprovante, por exemplo. Tudo isso gera uma grande insatisfação e a empresa corre o risco de acabar perdendo um bom profissional por um motivo totalmente solucionável.
3 – Compliance
O compliance é a garantia de que o processo será executado de forma correta e que todas as normas estão sendo seguidas à risca. O desafio aqui é conseguir atender ao compliance sem grandes complicações. Ter todas as solicitações realizadas no prazo, não ter incidência de retrabalhos e, ainda, evitar que a empresa e os colaboradores sejam prejudicados do ponto de vista financeiro.
Facilidades que o Ticket Empresarial oferece que fazem toda a diferença na gestão de times externos
Para enfrentar todos esses desafios, é fundamental ter duas coisas: processos bem definidos e estruturados e uma ferramenta de gestão que facilite e automatize todo o trabalho. O Ticket Empresarial é uma solução que oferece diversas funcionalidades que atendem a essa demanda, como veremos abaixo.
1 – Gestão por cartão pré-pago
O primeiro diferencial do Ticket Empresarial é o uso do cartão pré-pago para utilização dos colaboradores que atuam em times externos. Esse cartão pode ser carregado diversas vezes no mês conforme a necessidade de atuação do profissional a serviço da empresa, sempre alinhado com a política estabelecida pela empresa.
Dessa forma, o controle dos gastos é mais apurado e o setor financeiro não se vê diante de imprevistos sobre situações passadas. Outro ponto importante é que o próprio colaborador passa a ter um controle maior dos seus gastos ao acompanhar seu saldo em tempo real.
2 – App mobile com várias funcionalidades
Outro grande diferencial do Ticket Empresarial é o app para dispositivos móveis que o colaborador pode instalar em seu smartphone para fazer o acompanhamento do seu saldo e dos gastos realizados no cartão.
Por meio dele também é possível solicitar uma nova recarga em situações como a extensão não prevista de uma viagem, o que evita a necessidade de pedidos de reembolsos futuros. Tudo isso seguindo todas as normas estabelecidas pela política da empresa de forma simples e automática.
3 – Parametrização da política de gastos e fluxo de aprovação
O Ticket Empresarial possibilita a parametrização das normas estabelecidas na política da organização de forma a garantir o compliance de todas as transações. Questões como o limite de gastos por período, limite de recargas e fluxo de aprovação do pedido de novas recargas são configuradas para garantir maior fluidez à rotina tanto dos profissionais demandantes quanto do time financeiro.
Com todas essas facilidades, a gestão de equipe externa se torna muito mais fácil e eficiente. Principalmente no que diz respeito ao controle dos gastos em visitas e viagens. Por isso, é essencial não apenas elaborar uma boa política de uso do cartão corporativo, mas também contar com um processo bem definido e uma ferramenta de gestão que simplifique o dia a dia das pessoas envolvidas.
Então, se você gostou deste conteúdo e entendeu a importância de contar com os parceiros certos para o seu negócio, que tal saber um pouco mais sobre o sistema da Edenred que vai inovar a sua gestão de despesas corporativas. Conheça o Ticket Empresarial.
